CRM & Automatisierung für die Rümpelschmiede
Wie wir für die Rümpelschmiede, eine Marke der Wertvoll Dienstleistungen, ein System gebaut haben, das Kalender, Kartenzahlungen und Buchhaltung automatisch abgleicht und aus manueller Rechnungsarbeit einen Klick macht.
Das Cockpit im Einsatz
Ein kurzer Blick ins System: erledigte Jobs, Kartenzahlungen und Rechnungen laufen automatisch zusammen – fehlt eine Rechnung, wird sie mit einem Klick erstellt.
White-Label-Demo mit Beispieldaten – zur Veranschaulichung, keine echten Kundendaten.
Drei Systeme, die niemand automatisch verband
Die Rümpelschmiede führt täglich Entrümpelungen und Umzüge durch. Die dafür nötigen Informationen lagen in drei getrennten Werkzeugen: den erledigten Terminen im Google Kalender, den EC-Zahlungen im Kartenzahlungsdienst SumUp und den Rechnungen in der Buchhaltungssoftware Lexware. Diese drei Quellen mussten Tag für Tag von Hand abgeglichen werden.
Manueller Dreifach-Abgleich
Erledigte Aufträge stehen im Kalender, die Kartenzahlungen im Zahlungsdienstleister und die Rechnungen in der Buchhaltungssoftware. Bislang musste all das von Hand nebeneinandergelegt und abgeglichen werden.
Rechnungen von Hand
Jede Rechnung wurde einzeln angelegt: Adresse eintippen, Leistung beschreiben, Betrag prüfen, PDF erzeugen, per E-Mail verschicken. Ein wiederkehrender Aufwand, der Tag für Tag Zeit gekostet hat.
Unübersichtliche offene Posten
Wer hat bereits vor Ort per Karte bezahlt, wer überwiesen, wer steht noch aus? Ohne einen zentralen Überblick blieben offene Posten leicht liegen und mussten mühsam nachrecherchiert werden.
Ein System, das den Papierkram übernimmt
Wir haben ein CRM- und Automatisierungssystem entwickelt, das die drei Datenquellen verbindet und die wiederkehrende Büroarbeit rund um Rechnungen weitgehend selbst erledigt. Der Betrieb steuert alles per Chat, ohne eine neue Software erlernen zu müssen.
Automatischer Abgleich
Kalender, Zahlungsdienstleister und Buchhaltung werden automatisch zusammengeführt.
- Erledigte Termine aus dem Kalender werden erkannt
- Kartenzahlungen werden dem passenden Auftrag zugeordnet
- Rechnungsstatus aus der Buchhaltung wird gegengeprüft
- Abweichungen werden sichtbar gemacht, statt unterzugehen
Tägliche Rechnungsprüfung
Jeden Tag läuft automatisch ein Abgleich, welcher erledigte Job noch keine Rechnung hat.
- Automatischer täglicher Check ohne manuellen Anstoß
- Fehlende Rechnungen werden gemeldet
- Bereits abgerechnete Jobs werden ausgeblendet
- Kein Auftrag fällt mehr durchs Raster
1-Klick-Angebot und -Rechnung
Aus den vorhandenen Auftragsdaten entsteht eine fertige Rechnung inklusive PDF und Versand.
- Angebotsdaten werden als Grundlage übernommen
- Rechnung wird in der Buchhaltungssoftware erstellt
- PDF wird automatisch erzeugt
- Versand per E-Mail direkt aus dem System
Zahlungs-Monitoring
Der Zahlungsstatus wird laufend geprüft, sodass offene Posten jederzeit sichtbar sind.
- Karten- und Überweisungseingänge werden erfasst
- Bezahlte und offene Rechnungen klar getrennt
- Überfällige Posten werden hervorgehoben
- Ständig aktueller Überblick statt manueller Recherche
Steuerung per Telegram
Die Bedienung läuft dort, wo der Betrieb ohnehin kommuniziert: per Chat-Nachricht.
- Status abfragen per kurzer Nachricht
- Rechnungen anstoßen und freigeben unterwegs
- Meldungen zu fehlenden oder offenen Posten
- Keine zusätzliche Software zum Einlernen
Weniger Büro, mehr Betrieb
Die Rechnungsprüfung läuft heute automatisiert. Was früher manueller Abgleich und Tipparbeit war, ist zu einem kurzen Freigabe-Klick geworden. Und offene Posten bleiben nicht mehr unbemerkt liegen.
Täglich
Automatischer Rechnungscheck statt manuellem Abgleich
Minuten
Aus manueller Rechnungsarbeit wird ein Klick
0 übersehen
Kein offener Posten fällt mehr durchs Raster
Beispielrechnung zur Einordnung
Zur Veranschaulichung: Wenn ein Betrieb bislang mehrere Stunden pro Monat mit Abgleich, Rechnungsschreiben und dem Nachhalten offener Posten verbracht hat, verschiebt sich dieser Aufwand mit einem solchen System in Richtung weniger Minuten pro Vorgang. Die tatsächliche Ersparnis hängt vom Auftragsvolumen und den bisherigen Abläufen ab. Der Wert liegt weniger in einer konkreten Zahl als in der Verlässlichkeit: Der Abgleich passiert jeden Tag, unabhängig davon, wie voll der Kalender im operativen Geschäft ist.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Das Prinzip ist nicht auf Entrümpelung beschränkt. Überall dort, wo Termine, Zahlungen und Rechnungen in getrennten Werkzeugen liegen und von Hand zusammengeführt werden, lässt sich derselbe Ansatz übertragen. Er folgt demselben Vorgehen wie unsere Prozessoptimierung: erst den Ablauf verstehen, dann die wiederkehrenden Schritte automatisieren. Wir haben dieses System zuerst im eigenen Betrieb erprobt, bevor wir es Kunden anbieten.
Dass gerade der Mittelstand hier großen Nachhol- und Effizienzbedarf hat, zeigen auch Erhebungen des Digitalverbands Bitkom. Und weil Kalender-, Zahlungs- und Rechnungsdaten personenbezogen sind, achten wir bei jeder Anbindung auf die Vorgaben der Datenschutzaufsicht des Bundes.
- Handwerk und Dienstleistung: Auftrag, Ausführung und Abrechnung in einem Fluss
- Praxen und Kanzleien: Termine, Leistungen und Abrechnung automatisch verbunden
- Bestehende Software: Anbindung an die Systeme, die Sie bereits nutzen
Erst intern erprobt
dann für Kunden umgesetzt
Wo verlieren Sie im Büro die meiste Zeit?
Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, welche wiederkehrenden Abläufe in Ihrem Betrieb sich sinnvoll automatisieren lassen. Ehrlich, ohne Buzzword-Bingo und mit einem System, das wir zuerst selbst genutzt haben.