Prozessanalyse: Wie Sie herausfinden, wo im Betrieb die Zeit bleibt

Eine Prozessanalyse beantwortet eine einfache Frage: Wo geht im Betrieb tatsächlich Zeit verloren? Die Antwort fällt fast immer anders aus als erwartet. Gefragt, wo es klemmt, nennen Führungskräfte meist die Stellen, an denen es zuletzt laut geworden ist. Die eigentlichen Verluste stecken woanders – in Abläufen, die so selbstverständlich geworden sind, dass sie niemand mehr hinterfragt.

Warum Schätzungen hier nicht weiterhelfen

Wer den Aufwand eines Ablaufs schätzt, unterschätzt ihn zuverlässig. Das liegt nicht an Nachlässigkeit, sondern daran, dass die Nebenzeiten aus dem Blick geraten: das Suchen der richtigen Datei, die Rückfrage, weil eine Angabe fehlt, das erneute Erfassen derselben Daten in einem zweiten System. Jeder dieser Schritte dauert wenige Minuten und fällt einzeln nicht auf.

Erst die Summe zeigt das Bild. Ein Ablauf, der zwanzigmal am Tag vorkommt und je vier Minuten Nebenzeit erzeugt, kostet im Monat rund 28 Stunden – etwa eine Fünftelstelle. Solche Zahlen ändern Diskussionen, weil sie nicht mehr Meinung gegen Meinung stellen.

Der Ablauf einer Prozessanalyse

In der Praxis hat sich eine Reihenfolge in fünf Schritten bewährt:

• Abgrenzen: Welcher Ablauf wird betrachtet, wo beginnt er, wo endet er? Ohne klare Grenzen wird jede Analyse zur Endlosaufgabe.
• Aufnehmen: Den Ablauf dort ansehen, wo er stattfindet – nicht im Besprechungsraum. Beobachten schlägt Befragen.
• Messen: Häufigkeit und Dauer je Schritt erfassen. Grobe Werte genügen; entscheidend ist die Größenordnung.
• Bewerten: Welche Schritte schaffen Wert, welche sind Nebenzeit, welche entstehen nur, weil ein anderer Schritt schlecht läuft?
• Entscheiden: Was wird geändert, was bleibt? Auch die Entscheidung, etwas zu lassen, ist ein Ergebnis.

Methoden, die sich im Mittelstand bewähren

Die Fachliteratur kennt Dutzende Methoden. Für einen mittelständischen Betrieb reichen drei:

• Die Ablaufaufnahme am Arbeitsplatz: Mitgehen, mitschreiben, nachfragen. Der aufwendigste, aber verlässlichste Weg.
• Die Wertstromsicht: Den Weg eines Auftrags durch das Haus verfolgen – vom Eingang bis zur Rechnung. Sie macht Liegezeiten zwischen Abteilungen sichtbar, die in der Einzelbetrachtung untergehen.
• Die Fehlersammlung: Über einige Wochen festhalten, wo Nacharbeit entsteht. Fehler sind zuverlässige Wegweiser zu schlechten Abläufen.

Aufwendigere Verfahren lohnen sich erst, wenn diese drei ausgeschöpft sind – was selten vorkommt.

Woran Prozessanalysen scheitern

Der häufigste Fehler ist, zu viel auf einmal zu betrachten. Wer alle Abläufe gleichzeitig aufnimmt, hat nach Wochen eine Dokumentation und keine Verbesserung. Besser ist es, mit dem Ablauf zu beginnen, der am häufigsten vorkommt.

Der zweite Fehler betrifft die Beteiligten. Wird die Analyse als Kontrolle erlebt, bekommt man den Ablauf zu sehen, den es geben sollte – nicht den, den es gibt. Deshalb gehört an den Anfang die Klarstellung, dass der Ablauf geprüft wird und nicht die Person.

Der dritte Fehler ist das Ende. Eine Analyse ohne Entscheidung darüber, was sich ändert, verbrennt Vertrauen: Beim nächsten Mal macht niemand mehr mit.

Was danach kommt

Aus der Analyse ergeben sich meist drei Arten von Maßnahmen: Schritte, die ersatzlos entfallen. Schritte, die anders angeordnet werden. Und Schritte, die sich automatisieren lassen. Die Reihenfolge ist kein Zufall – erst weglassen, dann umstellen, dann automatisieren. Wer einen überflüssigen Schritt automatisiert, hat ihn nur schneller gemacht.

Wer einen Schritt automatisieren will, sollte ihn vorher analysiert haben. Wie die Umsetzung danach aussieht, steht auf der Seite zur Prozessautomatisierung; geht es zunächst darum, Abläufe überhaupt neu zu ordnen, ist die Prozessoptimierung der passende Rahmen.