Lexware-Automatisierung mit Buchhaltungs-KI
Angebote und Rechnungen in Sekunden, Eingangsbelege automatisch vorkontiert: Wie wir für die Wertvoll Dienstleistungen GmbH einen der größten Zeitfresser im Tagesgeschäft weitgehend automatisiert haben.
Die Beleg-Automatik im Einsatz
Ein kurzer Blick ins System: Belege kommen per E-Mail rein, werden automatisch ausgelesen, kontiert und verbucht – nur Unklares landet zur kurzen Prüfung.
White-Label-Demo mit Beispieldaten – zur Veranschaulichung, keine echten Kundendaten.
Buchhaltung als täglicher Zeitfresser
Die Wertvoll Dienstleistungen GmbH betreibt mehrere Marken der Gruppe – darunter Rümpelschmiede, RückbauPro und den Wertvoll Gartenservice. Bei diesem Auftragsvolumen wurde die kaufmännische Abwicklung in Lexware zum spürbaren Engpass. Zwei Bereiche kosteten besonders viel Zeit: das Schreiben von Angeboten und Rechnungen sowie das Verbuchen der Eingangsbelege. Dass die Digitalisierung solcher Routineaufgaben im Mittelstand noch viel Potenzial hat, zeigen auch Erhebungen des Digitalverbands Bitkom.
Angebote und Rechnungen kosten Zeit
Jedes Angebot und jede Rechnung wurde manuell in Lexware angelegt: Kundendaten eintippen, Positionen formulieren, das richtige Drucklayout wählen, als PDF exportieren und per E-Mail versenden. Für einen dienstleistungsstarken Betrieb summiert sich das schnell zu einem echten Zeitfresser.
Eingangsbelege stauen sich
Eingangsrechnungen aus mehreren Postfächern mussten gesammelt, den richtigen Konten zugeordnet (kontiert) und verbucht werden. Ein wiederkehrender manueller Aufwand, der leicht liegen bleibt und die Buchhaltung ausbremst.
Zahlungen manuell zuordnen
SumUp-Kartenzahlungen und Bankeingänge mussten von Hand mit den passenden Rechnungen abgeglichen werden. Ein fehleranfälliger Schritt, der Konzentration bindet und den Überblick über offene Posten erschwert.
Zwei Bausteine, die ineinandergreifen
Wir haben die Lexware-/Lexoffice-Schnittstelle konsequent genutzt und eine selbstlernende Buchhaltungs-KI aufgebaut. Der Ausgang der Belege und der Eingang der Belege laufen damit weitgehend von selbst.
Angebote und Rechnungen per API in Sekunden
- Erstellung direkt über die Lexware-/Lexoffice-Schnittstelle statt Klick für Klick in der Oberfläche
- Hinterlegte Vorlagen und korrektes Drucklayout je Marke der Gruppe
- Automatische PDF-Erzeugung
- Direkter Versand per E-Mail an den Kunden aus demselben Ablauf heraus
Buchhaltungs-KI kontiert Eingangsbelege
- Selbstständige Vorkontierung eingehender Belege
- Gelerntes Lieferant-zu-Konto-Mapping aus mehreren tausend echten Buchungen
- Belege werden aus den Postfächern eingesammelt und aufbereitet
- Das System lernt aus jeder Korrektur und wird mit der Zeit treffsicherer
Zahlungen automatisch zuordnen
- Abgleich von SumUp-Kartenzahlungen mit den passenden Rechnungen
- Zuordnung von Bankeingängen zu offenen Posten
- Weniger manuelle Suche, klarerer Blick auf den Zahlungsstatus
- Konsistente, nachvollziehbare Verbuchung
Weniger Handarbeit, mehr Überblick
Eine Rechnung oder ein Angebot inklusive Versand entsteht heute in wenigen Minuten. Eingangsbelege liegen vorkontiert bereit, und die Buchhaltung ist spürbar entlastet – bei gleichbleibender Kontrolle, denn jede Buchung bleibt nachvollziehbar und korrigierbar.
Beispielrechnung zur Einordnung
Beispiel: Wo früher pro Tag mehrere Stunden für das Schreiben von Belegen und das Kontieren von Eingangsrechnungen anfielen, bleiben heute überwiegend Minuten für Freigabe und Korrektur. Die genaue Ersparnis hängt von Belegvolumen und Ausgangslage ab – die Richtung ist jedoch eindeutig: deutlich weniger Routinearbeit im Tagesgeschäft. Dabei bleibt jede Buchung im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (siehe § 146 AO) nachvollziehbar und korrigierbar.
So könnte das bei Ihnen aussehen
Der Ansatz ist nicht an eine Branche gebunden. Überall dort, wo viele Angebote, Rechnungen oder Eingangsbelege durch ein Buchhaltungssystem laufen, lässt sich derselbe Hebel ansetzen. Als Teil unserer Prozessoptimierung prüfen wir zunächst Ihre Prozesse und Systeme und setzen dort an, wo der Nutzen am größten ist.
- Bestandsaufnahme: Wir schauen uns Ihre kaufmännischen Abläufe und Ihr Buchhaltungssystem an
- Automatisierung des Belegausgangs: Angebote und Rechnungen per Schnittstelle inklusive PDF und Versand
- Buchhaltungs-KI für den Belegeingang: Vorkontierung und Zahlungszuordnung, die aus Ihren eigenen Buchungen lernt
- Schrittweise Einführung: Start mit dem größten Zeitfresser, dann sinnvoll erweitern
Praxis
Selbst gebaut und erprobt
Welcher Zeitfresser bremst Ihr Team aus?
Wir bauen Automatisierungen, die wir selbst im Alltag einsetzen. Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo sich derselbe Hebel in Ihrem Unternehmen ansetzen lässt.