Effizienzsteigerung im Unternehmen: Wo sie wirklich anfängt

Effizienzsteigerung im Unternehmen wird oft mit Tempo verwechselt. Tatsächlich entsteht Effizienz selten dadurch, dass Menschen schneller arbeiten, sondern dadurch, dass weniger Arbeit anfällt. Der Unterschied klingt akademisch, entscheidet aber darüber, ob eine Maßnahme wirkt oder nur Druck erzeugt.

Warum Kosten senken sicherer ist als Umsatz steigern

Beide Wege führen zu einem besseren Ergebnis, aber sie unterscheiden sich in einem Punkt grundlegend: der Kontrollierbarkeit. Mehr Umsatz hängt vom Markt ab, von der Bereitschaft eines Gegenübers, überhaupt ein Gespräch zu führen, und von einem Vertrieb, der den Abschluss macht. Jeder dieser Punkte kann ausfallen, ohne dass der Betrieb etwas falsch gemacht hat.

Ein interner Ablauf dagegen gehört Ihnen. Ob eine Angabe zweimal erfasst wird, entscheidet niemand außerhalb des Hauses. Deshalb ist die eingesparte Stunde die verlässlichere Größe – und deshalb richtet sich der Mittelstand in wirtschaftlich unsicheren Phasen zuerst nach innen.

Die vier Hebel, die im Mittelstand wirken

• Doppelarbeit beenden: Dieselben Angaben werden in mehreren Systemen erfasst. Der Aufwand fällt kaum auf, weil er sich über viele Personen verteilt. In der Summe ist es meist der größte Einzelposten.
• Wartezeiten verkürzen: Zwischen den Schritten liegt oft mehr Zeit als in den Schritten selbst – ein Vorgang wartet auf eine Freigabe, eine Rückfrage, eine Unterschrift. Diese Liegezeiten kosten kein Personal, aber Durchlaufzeit und damit Liquidität.
• Nacharbeit vermeiden: Jeder Fehler wird zweimal bezahlt – einmal beim Entstehen, einmal beim Beheben. Wo Nacharbeit regelmäßig anfällt, liegt der Fehler fast nie bei der Person, sondern im Ablauf davor.
• Überflüssiges streichen: Auswertungen, die niemand liest, Freigaben, die nie verweigert werden, Berichte für einen Zweck, den es nicht mehr gibt. Der billigste Hebel überhaupt, weil er nichts kostet außer einer Entscheidung.

Was nicht funktioniert

Pauschale Vorgaben – zehn Prozent weniger Kosten in allen Bereichen – treffen die gut geführten Bereiche genauso hart wie die aufgeblähten und belohnen damit schlechte Planung. Ebenso wenig hilft es, Menschen zu schnellerem Arbeiten anzuhalten, solange der Ablauf selbst die Zeit erzeugt.

Und ein Werkzeug allein löst nichts: Software beschleunigt einen guten Ablauf und zementiert einen schlechten. Deshalb steht die Analyse vor der Anschaffung, nicht danach.

Wie man vorgeht

Sinnvoll ist die Reihenfolge weglassen, umstellen, automatisieren. Zuerst prüfen, ob ein Schritt überhaupt nötig ist. Dann, ob er an anderer Stelle besser aufgehoben wäre. Erst zuletzt, ob eine Maschine ihn übernehmen kann. Wer die Reihenfolge umdreht, automatisiert Arbeit, die es nicht mehr geben müsste.

Beginnen sollte man bei dem Ablauf, der am häufigsten vorkommt – nicht bei dem, der am meisten ärgert. Häufigkeit schlägt Ärgernis, weil sie die Ersparnis bestimmt.

Die konkreten Wege dorthin beschreiben wir auf den Seiten zur Prozessoptimierung und zur Prozessautomatisierung. Wie man zuerst herausfindet, wo die Zeit bleibt, steht im Ratgeber zur Prozessanalyse.